药品经营企业库存盘点常见问题的纠正及预防措施

药品库存盘点是药品经营企业不可或缺的一项重要工作，企业对库存药品盘点是确保账、货相符的重要方法和手段，通过定期盘点可以核实企业实际库存药品数量与计算机系统库存数量是否一致，发现库存管理存在的问题，对提高企业的管理水平等方面有着重要的意义。

从企业管理角度来看，药品库存盘点对于企业的正常运营和管理至关重要。通过定期盘点药品库存，企业能够准确掌握库存情况，了解存货的数量和状态，更好地制定采购计划和库存管理策略，避免因库存过多或过少的库存而造成资金占压或断货。

从财务管理角度来看，准确的药品库存数据是财务管理的基础之一，真实准确的库存确保财务报表的准确性和可靠性，为企业管理层提供真实、全面的财务信息，从而支持决策的制定和执行。其次，通过盘点可以及时发现库存的滞销品或积压品，及时采取措施，避免资金长期占用和库存贬值，提高企业的资金利用效率。

从质量管理角度来看，盘点可以确保药品实际库存与计算机系统的一致性，通过盘点全面核对药品的生产厂家、药品批号和规格等信息，以保证药品的可追溯性，确保企业的经营和管理符合GSP的规定。

通过对盘点过程中发现账货不符等问题采取相应的纠正预防措施进行处理，可以降低库存耗损，完善企业的管理体系，提升管理水平，提高盈利能力。以下是企业在盘点过程中遇到的常见问题以及相应的纠正预防措施。

一、 库存商品中混淆有其他规格、批号、名称的商品，计算机系统中无库存数据。

- 产生原因：盘点时发现库存商品中混淆有其他规格、批号、名称的商品，在计算机系统中无对应的库存数据，一般是收货员、验收员在采购入库、销售退回环节没有认真检查、核对入库的商品信息，加上部分商品的包装相近容易混淆后入库产生差错。

- 风险分析：在药品经营企业的库存中发现混淆有其他的规格、批号、名称，而且没有库存数据的药品，严重违反GSP关于药品可追溯的规定，发生此问题，说明企业在入库环节存在未严格履行收货验收的规定，没有及时发现混淆在其中的药品，容易造成没有经过首营审核的药品、假劣药品进入企业仓库，给企业的质量安全管理带来较大的隐患，风险程度较高。

- 纠正及纠正措施：发现在库商品中混淆有其他商品时，首先应当做的是立即对该商品在计算机系统中锁定停止销售，查明混淆的原因、产生的环节、混淆数量、是否发生销售、剩余库存数量等，根据核查的情况采取相应的措施进行处理。

1、在购进环节产生，没有发生过销售。

通过核查发现混淆的商品在系统中没有基础信息，还没有发生过销售，第一时间告知采购人员通知供应商，以采购退货的形式将混淆商品退出后退还给供应商。

若计算机系统中有商品的基础信息，只是批号混淆，以采购退货的形式退出后，与供应商核实该批号的真实性，若属于供应商发错批号，可以要求供应商按照实物批号重新补开《随货同行单》再次入库，否则不得再次入库。

2、已经发生过销售。

混淆商品若已经发生过销售，应当按照规定对混淆商品进行追回，根据销售记录通知客户退货，混淆商品退回入库后，以采购退货的形式将混淆商品退货给供应商。

3.销售退货环节产生。

在销售退货时，收货员或验收员没有发现退货商品中混淆的其他商品，导致混淆商品进入库房，针对该种混淆的商品，只能采取报损的方式进行处理，报损后按照不合格品处理。

- 预防措施：在库存商品中混淆有其他的商品，对企业的风险程度较高，应当根据产生的原因采取相应的预防措施，防范类似的事件再次发生，具体的措施包括：

1、将容易混淆商品列入重点验收，通过系统提示收货验收人员重点检查核对；

2、对供应商应当发出质量沟通函，告知存在的问题，要求供应商采取纠正预防措施，避免混淆再次发生；

3、对验收员、收货员、仓储管理员加强培训，并进行差错考核，提高责任心。

二、库存商品数量与计算机系统库存数量不相符，包括库存数量短少、库存数量多等。

- 产生原因：对库存商品盘点时发现实物数量与计算机系统中的库存数量不一致，库存数量短少的主要原因包括人为错误包括出库发货数量错误、多发、少发；被盗丢失等。

- 风险分析：库存商品数量与计算机系统库存数量不相符，违反GSP账货相符的规定，影响到企业的财务报表及数据的准确性，给企业带来不必要的经济损失，风险程度为中等风险。

- 纠正及纠正措施：盘点发现库存不相符时，可以通过报损、报溢的方式对库存进行调整。

1、库存数量短少。

库存数量短少，一般通过报损的方式对系统库存数量进行调整，产生的报损金额由责任人承担。

2、实物库存数量比系统库存数量多。

盘点后发现实物库存数量多的情形，上报质量管理管理部进行核查，包括库存数量多的原因、相应的品种和批号是否购进记录、购进数量和销售数量以及库存是否一致等，通过核查，批号以及购进数量、质量状况等准确无误的，可以进行报溢处理，报溢需要经质量管理部审核，报溢后正常销售。

若没有购进记录或进销存数据不符、或者质量有疑问等存在安全隐患的，则不能报溢，按照不合格品处理。

- 预防措施：根据库存不符产生的原因，企业可以采取以下预防措施，避免库存不符在次发生，降低质量安全风险。

1、针对发货数量错误导致库存不符的，应当加强员工的培训，计入差错考核；

2、对数量容易发错的商品进行分析，对异形、特殊数量包装的商品在系统中锁定销售数量，避免差错发生；

3、若数量短少发生在商品原包装内，应当发质量沟通函给生产企业，说明问题，要求改进。

以上是针对药品经营企业在盘点过程中容易出现的问题以及相应的处理方式。企业在管理中，应当建立盘点差错的管理制度和处理流程，发生盘点差错后，质量管理部、物流管理、财务管理等部门应当对差错产生的原因进行分析，对差错进行处理，采取相应的预防措施，防止差错的再次发生，对差错处理的过程包括申请、审核、审批等进行记录，确保药品的可追溯性，防止假劣药品流入库房，确保药品的质量和安全。

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