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根据您的问题，首先我们要取得政府部门给予疫情捐赠通知文件（红头文件），并盖有政府相关部门的印章，然后我们可以依据这个文件建立政府的客户资料，在捐赠物资后，需将捐赠物资的清单（及出库单）和政府捐赠通知文件复印件装订在一起进行归档，如不能一次捐赠数量满足政府要求的，需将后续补充捐赠的清单（出库单）一同装订归档。