你好，合格供货方档案按要求应是购货单位经过对上游进行核实或调查后由购货方制表存档的，目前做法基本都是上游提供过来的，但购货单位要对其表格上内容进行核实，确保其质量信誉是否符合。质量体系调查表则是在合作时进行进行审核，若内容有发生变化的，则要进行重新收集审核，实行动态管理。