关于化妆品企业备案员的“苦”

前段时间在一美妆公众号读到这样一篇文章，文章的标题是“我为备案员发声，备案员的苦谁知道？”。里边讲的很多属实是这么个情况，也是我当时作为质量管理人员深刻体会过的。

该文总体分两部分，前一部分是“对新规下备案员的职业现状进行详细分析，后一部分对备案员的职业发展趋势和前景进行预测”。自2021年5月1日新备案系统正式启动以来，对备案员的职业影响逐渐体现。行业交流群内备案员“转行”的呼声日益增多。根据文章作者多年来主管备案工作的经验，总结出现阶段备案员正在经历的“六大苦痛”。

我想先就这六个“苦”谈谈。作为已经退居二线的我来说，很理解备案人员的苦衷，这种现象想必在大部分企业都或许存在，但我想从另一个角度阐述我的一点理解和建议，看是否对做备案的你或者管理人员有些帮助和提示。

第1苦：包装文案及设计稿审核的苦

我的看法：首先这项工作需要强调一个人的耐心、专注和细心，工作要求效率，一个工作上容易开小差和马马虎虎的人，不适合做这项工作，作为管理者选择人需要慎重。

建议：

1.改进审核稿件工作流程，在新产品设计前由质量牵头和研发、设计、市场营销等部门（或者是客户）进行必要的沟通，达成文案的一致意见。将文案做成文字版本由相关负责人签字确认。确认后再进行包装设计，这样就避免了设计和审核人员的反复修改，也就避免了反复审稿的无奈和失误。

2.备案人员审核后，管理人员指派专人进行复核。

3.审核稿件职责、奖罚分明。设计人员是第一审核人、自己设计的稿件要确认，备案人员、复核人员，谁该承担什么责任要书面化，不是所有的责任都落在备案人员身上。这样公司在一条龙备案过程中才有效率。

第2苦：备案评审标准不统一的苦

我的看法：哈哈哈，这些也是我们之前经常遇到的问题，可以一一化解。在上边的第1苦，我阐述了设计的文案，不能靠一名备案人员去把控、揣摩，行不行能不能用要根据法规要求去认定，针对实在难以确定的，可先咨询审核老师，另外，要改变依靠备案审核的思维，要进行专业的判别而不是凭侥幸心理去试审核老师的审核，审核人员每天那么多产品，很难避免纰漏，所以，企业是主体责任，要以对自己的产品负责的心态去做。

建议：

1.公司内部统一思想和步调，负责备案部门多了解扩充知识面参加行业学习了解不同地区的要求。

2.站在客户、老板立场，备案工作也是不断积累改进的过程，当他们的主张和法规有出入时，要积极先与官方和审核人员沟通，为公司识别风险本就是备案和法规人员的工作职责。

第3苦：被催问备案进度的苦

我的看法：备案员工作比较繁琐，各公司的岗位职责和架构也许有所不同。我了解的备案员多数被划在质量部门，这就要部门负责人动动脑筋，为什么工作总要别人催问？相关部门想了解备案进度也是可以理解的。没有解决不了的问题，要找方法。

建议：

1.备案部门负责人牵头制订一个流程制度，将影响备案的各环节列出来，每项工作有哪部门负责，时间要求等做个进度表。

2.备案员须捋顺各环节，按进度表向上级或有关人员主动做汇报，划重点，分主次，急的产品优先排序，产品越多越要做到清晰有条理、可掌控。这是工作方法问题，变被动为主动，即便有些小过错，你的工作也会得到领导和相关部门的认可和理解。

第4苦：跨部门讨要备案资料的苦

我的看法：备案员只是一个部门里的岗位，职位和权力决定不了他去指挥备案这一系列工作。还是那句话，公司在组织机构和部门职责上定位清晰，各部门在备案一系列环节要负责哪些工作，要形成书面管理制度，各负其责。如需要备案员再改进的，请看建议。

建议：

1.树立自己的权威和威信，征求部门领导意见建立工作群，将关注备案工作的领导也请进群，说明建群的目的。

2.难免各部门工作有拖拉，要学会如何提醒和跟进，关键事项影响进度要及时提出，并给出改进意见。

3.备案工作有牵头，有协作，在汇报工作时，要感谢大家共同努力积极协助，才能顺利完成一个新产品的备案，形成一个好的工作氛围，千万不要形成互相推诿扯皮这种局面。

第5苦：准备备案送检样品的苦

我的看法：体会很深，当时公司就是这种现状。我之前在这方面提出过质疑，打小样送检怎么能证明工艺配方稳定、合理和质量安全性？送检这样的产品备案有多少意义呐。化妆品生产质量管理规范以及106条，工艺验证出台，不清楚后续药监的解读和备案是否有关联。希望在这层面有被关注到，这样就不是备案员去搞“生产”样品了。

建议：

1.单纯从工作角度来说，如果这就是备案员的职责，那就不要抱怨，按照公司制度，向上级提出自己的合理要求，需要哪些部门和人员协助，既然是合情合理相信会得到支持。

2.公司新产品多，备案员接触部门多，与各种人打交道，是提升协调沟通能力的大好机会，改变心态。另外多从公司流程里找些窍门和方法，在节约时间提升工作效率上下功夫，这方面也可以向领导提出，避免牵扯精力耽误备案进程。  

第6苦：备案系统填报资料的苦

我的看法：新系统备案资料更多，无疑是给备案员增加了繁重的工作量，这些都是药监系统大数据要求的，我们改变不了，还是要从找方法上下手。

建议：

1.从备案流程上进行思索，第1点已经谈到，备案阶段形成设计文案书面版，也就是说包装上的文字内容已经在第一阶段完成了，只要认真核对好文案和备案的包装是否一致即可。后续填报资料只需要在系统复制粘贴就可以，最后再检查一下。另外一个方法：现在图片转文字的软件也很多，比如轻抖，如果你不打字，这样也是可以提高效率的。

2.备案系统不稳定，给工作造成一定困扰，相信会慢慢解决。备案员自己能做的就是查看自己公司网络、电脑配置，输入资料后及时保存。给自己创造一个安静的工作环境，避免不必要的干扰和破坏。

3.将公司产品备案电子档资料，以能方便检索快速查询方式存档，错误的资料及时删除，否则容易出错。

4.备案员学会做工作小结，每天合理安排工作，一切做到心中有数。这样的备案员，相信改变自己的同时，公司也会看到你的成长，双赢也就不远了。

以上是我的一点心得体会，备案员不一定都会愿意这样去做，也可以思考自己的方式方法；当然，即便你做到了，有可能公司还是老样子，那就静下心来，思考一下未来你发展的方向，但是记住不要总抱怨，因为那没有任何意义。

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