电子文件管理规程
1．目的：规范公司电子文档的归档与管理工作，维护电子文档的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性。
2．范围：适用于公司内部所有电子文档。
3．职责：质量部负责对本规程的实施。
4．内容：
4.1总则
4.1.1公司各部门结合相应的技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性；
4.1.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致；
4.1.3具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品；
4.1.4应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
4.2电子文件的收集与积累
4.2.1对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失；
4.2.2对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；
4.2.3对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；
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