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作者:黄健航 CIO合规保证组织-GSP合规事业部
前不久,就在2016年9月22日,国家食品药品监督管理总局组织制定了《医疗器械冷链(运输、贮存)管理指南》,以下简称指南。在此之前,医疗器械冷链跟药品冷链相比,简直就是小巫见大巫。
但是,国家总局制定这一指南后,医疗器械冷链就没那么简单了。笔者认为,国家总局制定这一指南,是为了加强医疗器械质量监督管理,保证医疗器械生产经营企业和使用单位在运输与贮存过程中使产品符合其说明书和标签标示的特定温度要求。说到这里,大家可能会比较关心这个冷链医疗器械的储运怎么管理才科学。那么,笔者凭借自身的经验,从冷链医疗器械的法规背景、人员与设施设备、验证管理、冷链流程及关键控制四个方面,给大家分享一下冷链医疗器械储运的管理要点。
第一,给大家普及一下冷链医疗器械的法规背景。国家总局发布的医疗器械冷链(运输、贮存)管理指南,里面明确到冷链医疗器械管理——是指医疗器械在生产、贮存、运输、销售和使用过程中,其各个环节始终处于产品所必需的特定温度环境下,以保证产品质量的特殊供应链管理系统。在这里,我们必须清楚两个事,各个环节和温度要求。冷链医疗器械的温度要求,冷藏——指对贮藏、运输有冷处等温度要求的医疗器械。众所周知,无论是温度过高还是温度过低,都会对医疗器械质量有一定的影响。温度过高,会导致变质,破坏包装,电池爆炸。温度过低,会造成预冷变质、冻破容器,降低性能影响疗效。在这里,我们要注意,低温比高温更可怕,低温会导致冻融循环。冻融循环,冷库温度在0℃以上的时间较长,使结构体表面的冰霜融化成水滴;当库温降低为0℃以下时,其中的水分结成冰,产生膨胀,膨胀应力较大时,结构出现裂缝。结构件表面和内部所含水分的冻结和融化的交替出现,称为冻融循环。简单来说,冻融循环会造成医疗器械不可使用。
涉及到医疗器械冷链的法规还有2014年的《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营监督管理办法》、《医疗器械经营质量管理规范》。以下分别简称条例、办法、规范。下面说一下医疗器械冷链的相关条款。条例第33条对温度、湿度等环境条件有特殊要求的,应当采取相应措施,保证医疗器械的安全、有效。监督管理办法第34条,经营企业应当按照标签、说明书要求,进行运输、储存,尤其是低温冷藏的。笔者认为,指南是对这两条条款的总结,也就是加强医疗器械质量监督管理,保证医疗器械生产经营企业和使用单位在运输与贮存过程中使产品符合其说明书和标签标示的特定温度要求。
其实,在《医疗器械经营质量管理规范》里面,涉及储运与冷链管理的条款:共 28 条,占 66 条的42%。这说明储运与冷链管理非常重要,几乎占了半壁江山。笔者认为,新出的21条指南是对储运与冷链管理做了细化要求,一是明确了基本目标,为加强冷链医疗器械贮存运输过程的质量管理,保障冷链医疗器械在生产、经营、使用各个环节始终处于规定的低温环境;二是提高了人员培训及硬件标准,三是强化了冷链储运环节无缝对接的控制要求。
第二,人员设施与设备。笔者将从规范和指南交替讲述人员设施与设备的要求,首先是讲人员。规范第七条,质管部充当一个指挥者的角色,制定制度并且督促制度的执行。如果是委托运输的,需要对受托方进行审核,收集相关的资质资料,比如营业执照、道路运输许可证、驾驶证、车辆证、签订质保协议。还要进行培训,做好人员培训档案,培训记录。指南第三条则明确了哪些是培训的关键人员,包括收货、验收、贮存、检查、出库、运输等岗位,培训的内容包括冷链管理相关法律法规、专业知识、工作制度和标准操作规程,并且经考核合格后,才能上岗。
在规范第八条里面,制度文件要求涵盖经营全过程,并且保存相关的记录和档案,这里重点的是四大记录,采购记录、验收记录、出库复核记录、销售记录,刨去这些记录,还有健康档案,直接接触医疗器械的人员要进行年度体检,还有就是对冷链小组的人员进行培训并建立培训档案,做好培训记录。
接下来说一下冷链的设施设备。在指南第四条,批发企业要配备冷库、冷藏车和保温箱;零售企业和使用单位配备冷藏柜或冷藏箱。那么冷库有什么要求呢?在规范二十二、二十三条明确,冷库要有能显示、记录、调控、报警的温湿度监测系统;能确保制冷设备正常运转的设施(如备用发电机组或者双回路供电系统);要求配备冷藏车、保温车,或者冷藏箱、保温箱等设备;在指南第五条里,则进一步要求了冷库内应划分待验区、贮存区、退货区、包装材料预冷区(货位)等,并设有明显标示。这里笔者认为冷库区域的应按照“三色五区”进行划分:待验区(黄色)、合格区(绿色)、不合格区(红色)、退货区(黄色)、发货区(绿色)。
在规范第五十五条,运输需要冷藏、冷冻医疗器械的冷藏车、车载冷藏箱、保温箱,应当符合医疗器械运输过程中对温度控制的要求冷藏车具有显示温度、自动调控温度、报警、存储和读取温度监测数据的功能。指南第六条、第七条内容大致与规范第五十五条一致,笔者留意到指南第七条对保温箱的蓄冷剂有要求,下面就来介绍一下保温箱的蓄冷剂,包括冰排、冰袋、还有干冰,干冰的干冰的温度非常低,为摄氏负78.5度。由于干冰不安全,价格昂贵,而冰排相对便宜,使用方便,目前绝大部分企业使用冰排作为蓄冷剂。保温箱还需要配备隔热板,用于防止冰排与器械直接接触,隔热板则是夹在外层冰排与里层器械的中间。
在指南第八条,里面要求温湿度监测系统储存过程30分钟记录一次,当超标时2分钟记录一次,并且能够实现声光短信报警。运输过程5分钟记录一次,这跟《药品经营质量管理规范》也是一致的。笔者还留意到,每个独立的冷库应至少安装2个温度测点终端,这里面没有明确面积要求,按笔者的理解应当按照GSP附录3里面的要求,平面冷库的安装数量按每100平方米面积计算,也就是说平面冷库面积在100平方米以下的,至少安装2个测点终端;100平方米以上的,每增加100平方米至少增加1个测点终端,不足100平方米的按100平方米计算。
第三,验证管理,首先问一下,大家知道什么是四大验证?四大验证是指冷库、冷藏车、保温箱、温湿度监测系统的验证。在规范第二十八、二十九条里面,要求对探头和温湿度记录仪进行校准,并且要有校准报告。还有,对冷库以及冷藏、保温等运输设施进行使用前和定期验证,并做好验证方案、报告。指南第九条则增加了停用时间超过规定时限情况下的验证,对验证做了更详细的要求。那么,大家可能会问,这个验证管理具体是怎么操作的呢?笔者就说一下这个验证管理体系,简单来说,就是在设施设备能够正常使用的情况下,我们进行验证,形成数据记录报告,根据验证的结果制定冷链操作SOP。在这个过程中,验证的过程显得尤为重要,验证的流程是质量管理部门制定验证管理制度,然后按照验证管理制度的要求,做好分工责任,质管部门做好验证计划方案,仓管员配合质管部执行验证,最后出验证报告,由质管部经理审核、质量负责人批准。在验证过程中产生的验证的文件都要由质管部整理、归档,主要是验证方案,验证报告,验证所用到的设施设备的校准,保养记录。
第四,说一下冷链流程及关键控制,首先到货,收货员要检查运输方式是否为冷藏车运输,核对随货同行单与采购记录是否一致,并且记录到货的温度,然后把货物转移到冷库待验区,最后核对实货与随货同行单信息是否一致,签收后通知验收员验收。然后验收员在待验区进行验收,验收的过程包括四步“查抽放记”,查什么呢?查随货同行单、检验报告、在途记录;抽样,3件以下全抽,五十件以下抽三件,每增加50件多抽一件,不足50件按50件算,退货加倍抽样。怎么抽样呢?分别从上、中、下三层随机抽取一个小包装。检查最小包装,标签和说明书是否符合要求,然后放回去,封箱并贴上验收标签。最后在计算机系统上做好验收记录。然后保管员可以做入库工作,移至合格区注意堆垛规则,垛与垛的间距不小于5cm,垛与墙、柱、屋顶、房梁的间距不小于30cm,与地面的间距不小于10cm。保管员还要定期对库存器械进行盘点,确保账、货相符。然后到了养护环节,养护员每月定期在计算机信息管理软件上调出养护计划,对库存器械的外观、包装等质量状况进行检查,建立养护记录。接下来到了销售环节,仓储人员在进销存软件上把销售员做好的销售开单打印出来后交保管员去仓库拣货。拣货时应照销售清单上的内容逐项检查,务必做到拣货无误。拣好的货置于发货区,在销售单的发货员上签字后递交复核员。复核员对照销售清单复核,核对购货单位、品名、规格、批号、有效期、生产厂商、数量、质量状况等,务必做到复核无误。出库复核建立记录,记录包括包括购货单位、器械的通用名称、剂型、数量、批号、有效期、生产厂商、出库日期、质量状况和复核人员等内容。然后进行打包,首先是按照验证报告的结论,对保温箱进行预冷,然后把器械放入保温箱,加入冰排,最后放置温度记录仪,冷藏车遇冷后方可装车。最后通过软件对运输过程的温度进行全程监测。
这个就是冷链器械从入库到出库整个流程,接下来看看法规是如何要求的。入库验收,规范第三十七、三十九条提到,收货人员把符合要求的冷链医疗器械放置冷库待验区,还要运输方式及运输过程的温度记录、运输时间、到货温度等质量控制状况进行重点检查并记录,不符合温度要求的应当拒收。指南第十二条里面提到,冷库内制冷机组出风口须避免遮挡,笔认为出风口避免遮挡是防止局部温度过高,我们应根据冷库验证报告确定合理的贮存区域,避免放在出风口,防止温度过低。
出库装车,规范第五十三条,冷藏器械装箱专车要专人负责,这一做法的原因在于专业性问题,专人是接受过培训的,且熟悉冷链操作规程。指南第十三条内容大致跟规范一致,笔者提醒一下大家,但凡法规里面提到的装箱、装车的操作规程,应根据本企业做验证的数据结论制定,并对负责冷链装箱、装车的人员进行培训。
运输发货,指南第十六条,冷链管理医疗器械发货时,应检查并记录冷藏车、冷藏箱、保温箱的温度。到货后,应向收货单位提供运输期间的全程温度记录。笔者认为,运输配送部门要做到:第一,明确跟踪部门、岗位及责任人,及时通知客户发出时间、发运方式及预计到达时间。第二,如果超出预计时间,应查明原因。第三,跟踪到客户,并做好客户反馈信息记录。如果是委托运输的,规范第五十四条提到,承运方运输医疗器械的质量保障能力进行考核评估。指南第十七条则明确了不仅对承运方进行评估,而且要签订委托运输协议。笔者认为,对承运方的审计包括(道路运输经营许可证、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等,运输特殊管理药品的应取得国家规定的相关运输资质证明)、质量管理(组织机构、管理制度、应急机制)、运输设施设备(车辆数量、类型、车况、保险)、运输人员(身份证、驾驶证、健康、培训)等。大家注意一下委托运输协议的要求,好多企业签订的委托运输协议都忽略了运输在途时限的要求。还有应急管理,指南第十九条要求,生产经营企业和使用单位应当制定冷链管理医疗器械在贮存、运输过程中温度控制的应急预案。笔者看来,我们要找到具有冷链资质的企业合作,签订冷链互助协议,在贮存、运输过程一旦发生断电、异常气候、设备故障、交通事故等意外或紧急情况,能够及时采取有效的应对措施,防止因异常突发情况造成的温度失控。
回顾一下,笔者从冷链医疗器械的法规背景、人员与设施设备、验证管理、冷链流程及关键控制四个方面给大家剖析冷链医疗器械储运的管理要点。最后,笔者留意到“十三五”国家药品安全规划,里面提到,未来医疗器械的法规标准体系不断完善,监管力度越来越严,医疗器械经营企业唯有注重质量管理,走合规之路,才能赢得未来。